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'종이의 디지털화' 페이퍼리스 시대, 주목 받는 IT솔루션은?

  • 송고 2017.03.28 15:15 | 수정 2017.03.28 15:15
  • 강승혁 기자 (kang0623@ebn.co.kr)

페이퍼리스 트렌드 확산 속 종이 없는 업무 환경 돕는 IT솔루션 주목 받아

종이 없는 클라우드 팩스·스마트회의 협업솔루션·전자문서 솔루션 등

후지제록스의 클라우드 솔루션 적용사례.ⓒ한국후지제록스

후지제록스의 클라우드 솔루션 적용사례.ⓒ한국후지제록스

종이문서가 디지털화 되는 페이퍼리스 오피스(Paperless office)가 확산되고 있다. 특히 공공기관, 금융권에서 전자문서 활용이 꾸준히 확대되는 등 페이퍼리스로의 변화 추세가 두드러지고 있다.

한국인터넷진흥원이 국내 630개 기업을 대상으로 설문조사한 결과, 지난해 이들 기업 전체 업무 중 전자문서 활용률은 57.3%를 기록했다. 절반 이상의 기업이 업무에 전자문서를 쓰고 있는 것이다. 정보통신산업진흥원이 발표한 자료를 보면 전자문서 시장은 2012년 5조4148억원, 2013년 5조8014억원, 2014년에는 6조1677억원으로 매년 가파른 성장세를 보이고 있다.

28일 관련 업계에 따르면 업종을 가리지 않고 다양한 기업들이 페이퍼리스 업무 환경을 통해 편의성과 비용절감의 효과를 얻을 수 있을 것으로 기대하고 있다.

한 카드회사는 지난해 회원 모집 방식을 100% 태블릿PC로 전환했다. 카드 모집인들이 종이 문서 대신 태블릿 PC를 이용해 가입신청을 받는 페이퍼리스 서비스로 일원화 시킨 것.

이처럼 업무 환경이 페이퍼리스로 빠르게 변화하면서 이와 관련된 IT솔루션이 주목 받고 있다. 종이 없이도 팩스 업무가 가능하고, 종이 회의록 대신 PC나 태블릿으로 회의를 할 수 있는 등 페이퍼리스 오피스를 가능하게 하는 솔루션이 눈길을 끈다.

아직까지 사무실에서 종이 문서 사용을 완벽히 배제할 수 없기 때문에 기업들은 종이 문서를 효율적으로 줄여 나가는 방안을 고민 중이다. 이에 한국후지제록스는 복합기를 중심으로 한 다양한 클라우드 서비스를 선보이고 있다.

후지제록스의 '클라우드 팩스'는 팩스로 전송한 문서를 모두 전자문서 형태로 저장할 수 있어 불필요한 종이 출력을 줄이고, 언제 어디서나 필요한 문서를 검색해 확인할 수 있다. 자사의 클라우드 서비스인 '워킹폴더'와 문서관리 소프트웨어 '도큐웍스'를 활용하면 팩스가 종이 대신 이미지 파일로 변환돼 워킹폴더에 저장된다.

팩스가 수신되면 도큐웍스가 설치된 PC에서 알림창을 통해 사용자에게 알려주며, 내용을 확인한 후에는 즉시 삭제할 수 있다. 외근 중에도 스마트폰을 통해 워킹 폴더에 접속하면 팩스 내용을 확인 할 수 있다. 이를 통해 종이 사용량은 줄이고 수신된 팩스를 언제 어디에서든지 확인할 수 있다.

또한 수신된 문서가 종이가 아닌 전자문서 형태로 저장되기 때문에 검색기능을 통해 필요한 문서를 빠르게 검색할 수 있으며, 방대한 종이 문서를 워킹 폴더에 정리함으로써 종이 문서를 보관할 공간까지 절약할 수 있다는 것도 특징이다.

특히 업무 중 팩스 사용이 많은 제조 및 물류 업계의 경우, 클라우드 팩스 사용을 통해 팩스 업무 프로세스 개선으로 용지와 토너 비용 등을 절감할 수 있고 클라우드 서버를 활용해 사무실이든 현장에서든 시공간 제약 없이 필요한 자료를 활용할 수 있다.

티온소프트의 '밋미팅(Meetmeeting)'은 종이 없는 회의, 보고, 교육 환경을 구현하는 협업 솔루션으로, 모바일과 PC에서 실시간 회의 알림, 문서 공유 및 판서, 채팅 등 다양한 회의 기능을 이용할 수 있다. 이를 통해 회의나 업무 보고 시에 출력하는 인쇄물을 태블릿PC나 노트북으로 대체함으로써 프린터 인쇄비용 등의 비용 절감 효과를 얻을 수 있다.

기존에도 업무 회의 중 PC를 통해 문서 화면을 공유해 사용하는 경우가 있었지만 대부분 메인PC를 설치해 사용하는 등 특정 회의실 및 공간에서만 사용할 수 있는 제약이 있었다.

하지만 티온소프트의 밋미팅 서비스는 웹브라우저를 통한 사전회의기능을 제공하고 태블릿PC와 데스크탑에서 모두 구현되기 때문에 공간의 제약 없이 사용할 수 있다. 또한 화면 동기화 및 드로잉과 메모 기능을 통해 자유로운 의견 공유가 가능하고 실시간 채팅기능으로 스마트한 페이퍼리스 회의 진행이 가능하다.

포시에스의 '오즈 이폼(OZ e-Form)'은 기존에 종이로 사용하던 각종 신청서, 계약서 등의 문서를 손쉽게 전자문서로 개발하고, 웹이나 모바일에서 간편하게 문서 조회 및 작성, 전자서명을 지원해 종이를 전혀 사용하지 않는 페이퍼리스 환경을 가능하게 하는 전자문서 개발 솔루션이다.

오즈이폼은 현재 보험사 전자청약시스템, 병원 전자동의서 시스템, 제조 현장점검 시스템 등 다양한 산업 분야에서 활용되고 있다.

오즈이폼은 손으로 쓴 글씨를 텍스트로 자동 인식하거나, 인감 도장을 실물 크기로 자동 인식해 스캔 하는 기능 등 실제 종이 계약서를 작성하듯이 일상과 업무에서 자연스럽게 전자문서를 사용할 수 있도록 지원해 종이를 사용하듯 친숙한 환경을 제공한다.

특히 병원의 경우, 기존에는 동의서를 종이로 작성해 스캔 후 문서로 보관하던 것을 전자문서 솔루션을 활용한 전자동의서 시스템을 구축을 통해 종이 동의서의 출력과 보관, 폐기에 따른 비용 절감을 할 수 있다.

조윤환 한국후지제록스 마케팅실장은 "스마트폰, 태블릿PC 등 디지털 기기가 보편화 됨에 따라 종이 문서 없이도 업무가 가능한 시대가 왔다"며 "한국후지제록스도 이러한 변화에 발맞춰 직장인들의 문서업무 효율성을 높일 수 있는 다양한 솔루션 개발에 힘쓰고 있다"고 말했다.


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