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'페이퍼리스' 환경 구축, 사업부터 공공까지 '거센 바람'

  • 송고 2017.01.24 17:03 | 수정 2017.01.24 17:03
  • 강승혁 기자 (kang0623@ebn.co.kr)

후지제록스·와콤·포시에스 등 전자문서 솔루션 각종 분야 공급…

"서류 작업 체계 간소화 및 효율적인 업무처리, 고객대응 서비스 개선 도움"

한국씨티은행 전국 지점에 구축된 와콤의 전자서명용 태블릿 'DTU-1141'을 이용하는 모습.ⓒ한국와콤

한국씨티은행 전국 지점에 구축된 와콤의 전자서명용 태블릿 'DTU-1141'을 이용하는 모습.ⓒ한국와콤

스마트폰, 태블릿 등 스마트 기기의 사용이 보편화되면서 '페이퍼리스(Paperless, 종이 없는)' 환경이 비즈니스부터 에듀테크까지 전방위로 확산되고 있다.

24일 관련 업계에 따르면 후지제록스, 와콤, 포시에스 등 업체들이 이 같이 발전하는 모바일 업무 환경에 발맞춰 효율성을 높인 전자문서 관련 솔루션들을 선보이고 있다.

한국후지제록스의 MPS(통합문서관리서비스)를 도입한 서울시청은 사용했던 532대의 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너 등의 사무기기를 139대로 70% 넘게 줄여 종이 사용량을 대폭 절감했다. 이로 인해 연간 182억원의 비용을 절약하는 데 성공했다.

언제 어디서든 자유롭게 문서 출력이 가능한 '클라우드 프린트 솔루션', 팩스 문서를 전자문서 형태로 웹 서버에 보관해 원하는 팩스만 선택 출력할 수 있어 불필요한 문서 출력을 줄일 수 있는 '전자팩스 솔루션' 등을 통해서다.

이에 이어 한국후지제록스는 이달 '스마트워크 게이트웨이(Smart Work Gateway)'라는 새로운 MPS를 첫 공개했다. 이는 클라우드를 기반으로 기업 환경에 맞춰 고객 개개인이 높은 역량을 발휘할 수 있도록 다양한 업무 방식과 환경을 제공한다.

이 솔루션의 '클라우드 서비스 허브' 기능은 구글 드라이브·드롭박스·쉐어포인트 등 7개의 공용 클라우드 시스템을 단 한 번의 로그인으로 동시에 이용할 수 있게 한다. 계약서, 주문서 등 스캔 업무가 잦은 문서를 편리하게 관리할 수 있는 '스캔 자동화 서비스' 기능도 지원한다.

더불어 '스카이데스크 미디어 스위치' 기술은 인쇄물의 이미지에 디지털 콘텐츠를 삽입해 해당 이미지를 모바일 기기로 촬영하면 동영상, 음성, 웹사이트와 같은 전자정보로 연결해준다. 출력물 디자인 시 QR코드와 같이 별도의 공간이 필요하지 않고 어떤 이미지와도 링크가 가능해 높은 품질의 디자인을 유지할 수 있다. 전단지를 낭비하지 않고 효율적인 홍보가 가능하다.

태블릿에 최적화된 툴들은 대부분의 문서를 처리할 수 있어 서류 없는 모바일 업무 환경을 구축하는데 크게 일조하고 있다. 특히 금융권은 전자문서 이용이 가장 활발한 분야에 속한다.

묵직한 가방에서 서류뭉치를 꺼내며 일일이 확인하고 여러 절차를 밟는 모습 대신 태블릿을 통해 보험 상품 소개부터 전자서명으로 보험 계약까지 한 번에 해결하는 '전자청약 시스템'이 자리잡고 있고, 은행 계좌 개설 및 금융 투자 상품 계약을 전자문서로 진행하는 곳도 점차 증가하고 있다.

한국와콤은 한국씨티은행 전국 126여개 지점에 와콤의 전자서명용 태블릿 DTU-1141 317대를 전면 구축했다. 한국씨티은행은 종이 문서를 쓰지 않고 계좌개설, 카드발급 등 사전에 신청할 수 있는 '사전신청서비스'에 태블릿을 활용해 페이퍼리스 시스템을 운영한다.

이에 따라 고객은 영업점을 방문하기 전에 PC나 스마트폰 등을 통해 가입 신청서를 작성하고 편리한 시간에 원하는 영업점에 방문해 간단한 본인 확인을 하고 와콤 태블릿을 통한 디지털 문서에 전자 펜으로 서명을 하면 된다. 이는 빠른 업무처리와 관리 비용절감, 고객 개인정보 보안 강화 등을 실현케 한다.

전자문서 개발·조회, 출력 솔루션을 제공하는 포시에스는 기업용 리포팅 제품 '오즈 리포트(OZ Report)', 전자문서 개발 솔루션 '오즈 이폼(OZ e-Form)', 기업 쿼리와 리포팅 솔루션 '오즈 이큐(OZ EQ)' 등을 주력 제품으로 내세우고 있다.

포시에스는 병원에서 종이문서로 작성하는 각종 동의서 및 설문지를 모바일 기기 및 PC를 통해 직접 작성, 저장, 수정, 조회할 수 있는 '병원 모바일 전자동의서 시스템'을 동아대학교병원, 중앙대학교병원, 강동경희대학교병원에 구축했고, 보험사가 보험계약 체결과 관련한 모든 절차를 태블릿을 통해 처리할 수 있는 '전자청약 시스템'을 LIG 손해보험, 푸르덴셜 생명, 메리츠화재, 롯데손해보험 등에 공급했다.

최근 페이퍼리스 환경 확산에 힘입어 포시에스는 매출액이 꾸준히 상승하고 있다. 2005년 56억원에 그쳤던 매출은 2015년 140억원으로 증가했다. 영업이익률은 업계 내 최고 수준인 30% 이상에 달한다.

이외에도 교육 애플리케이션 업체인 학교종이는 애플리케이션을 기반으로 가정통신문과 같은 유인물을 제공해주는 서비스를 하고 있다. 종이 사용을 줄이면서도 알려야할 내용을 안전하게 전달해준다.

업계 관계자는 "최근 서류 작업 체계 간소화 및 효율적인 업무처리, 고객대응 서비스를 개선하기 위한 페이퍼리스 시스템 구축이 다양한 분야에 전방위로 확산되고 있다"고 말했다.


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